Cualquier empresario o autónomo sabe que la gestión de la documentación no es solo una cuestión de orden, sino una obligación legal estricta. En Francisco Rodríguez, S.L., asesoría contable en Ribeira, somos conscientes de que el día a día de un negocio genera un volumen ingente de papeles y archivos digitales. Por ello, es fundamental que conozca qué debe conservar para evitar sanciones y facilitar la labor de auditoría o inspección.
El plazo mercantil: 6 años
Si bien popularmente se solía hablar de los cuatro años de Hacienda, la realidad es que el Código de Comercio es más exigente. En su artículo 30, establece que los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio deben conservarse durante 6 años, a partir del último asiento realizado en los libros.
Esto incluye:
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Libros obligatorios (Diario, Inventario y Cuentas Anuales).
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Facturas emitidas y recibidas.
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Justificantes de pago y cobro.
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Documentación laboral y de la Seguridad Social.
El plazo fiscal: 4 años
Desde el punto de vista tributario, la Ley General Tributaria fija el plazo de prescripción en 4 años. Este periodo comienza a contar desde que finaliza el plazo reglamentario para presentar la declaración correspondiente. Por ejemplo, una declaración de IRPF presentada en junio de 2025 no "caducaría" para Hacienda hasta junio de 2029.
Sin embargo, existen excepciones críticas:
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Bienes de inversión. Si usted ha adquirido maquinaria o vehículos, debe conservar las facturas durante todo el periodo de amortización más los 4 años siguientes.
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Bases imponibles negativas. Si su empresa ha tenido pérdidas que pretende compensar en ejercicios futuros, la Agencia Tributaria puede exigirle los justificantes contables de esos resultados durante un periodo de hasta 10 años.
¿Papel o formato digital?
Hoy en día no se necesita acumular toneladas de papel. La normativa permite la conservación en soporte magnético o digital, siempre que se garantice la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad. Disponer de un archivo digitalizado y bien indexado no solo ahorra espacio en su oficina, sino que agiliza cualquier consulta que necesitemos realizar en su asesoría.
Póngase en manos de nuestra asesoría contable en Ribeira
La prudencia es la mejor aliada del empresario. Por esta razón, desde Francisco Rodríguez, S.L. recomendamos mantener la documentación al menos durante el plazo de los 6 años que marca la normativa mercantil, asegurándose así de cumplir con todos los organismos oficiales.
Si tiene dudas sobre cómo organizar su archivo o si puede destruir documentación antigua, no dude en consultar con nuestro asesor en Ribeira. Estamos aquí para darle la tranquilidad que su negocio merece.